L'application Corolle a été développée par la société DGU Consulting, qui la maintient et en détient l'entière propriété. Elle la met gracieusement à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical de la résidence.
DGU Consulting est responsable du traitement des données au sens du RGPD (règlement UE 2016/679), représentée par Serdar Arikan, gérant de DGU Consulting.
Point de contact : le conseil syndical, ou l'adresse corolle@dgu-consulting.fr.
Les finalités de traitement sont les suivantes :
| Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|
| Gestion des accès au CS et aux résidents | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (loi du 10 juillet 1965). | Durée de qualité de copropriétaire + 3 ans |
| Validation des demandes d'inscription | Intérêt légitime (contrôle d'accès) | Demande rejetée : supprimée 12 mois après le rejet. Demande approuvée : conservée tant que le compte existe, son adresse IP effacée 30 jours après l'approbation. Demande en attente : supprimée 12 mois après le dépôt si elle n'a pas été examinée. Le journal d'audit garde 24 mois l'email, l'adresse IP et les informations techniques du navigateur (identifiant complet du navigateur, nom et version du navigateur et du système, type d'appareil, pays) de chaque inscription, y compris d'une demande en double qui n'est pas enregistrée, de chaque vérification d'adresse par Google (l'email seulement si elle réussit), des vérifications anti-robot échouées jusqu'en octobre 2026 et de chaque tentative de connexion Google sans compte, ainsi que l'email d'une demande approuvée et l'email et le motif d'un rejet ; les effacements automatiques y sont tracés sans ces données. L'email qui prévient le conseil d'une nouvelle demande reste dans sa messagerie |
| Boîte à idées des résidents | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (recueil des propositions des copropriétaires sur les parties communes) | Publiée tant que son auteur ne la retire pas, que le conseil syndical ne la dépublie pas et qu'elle n'est pas effacée faute d'activité ; son auteur est désigné auprès des autres résidents selon ce qu'il a choisi (nom complet, prénom seul ou anonyme), et le conseil syndical connaît toujours l'auteur réel. Le retrait par l'auteur efface l'idée tant que le conseil n'y a pas répondu, et toujours si elle est dépubliée ; après une réponse, l'idée reste publiée et le lien vers son auteur est effacé de la base métier comme de toutes les pages, horodatage de son dépôt et soutien qu'il lui aurait donné compris. Le journal d'audit, lisible des seuls administrateurs, conserve 24 mois la trace du retrait et donc du lien : l'anonymisation vaut pour l'application, pas pour ce journal. Toute idée sans nouveau soutien, sans réponse du conseil et sans changement pendant 12 mois est effacée automatiquement, chaque nuit, avec ses réponses, ses soutiens et ses signalements ; le journal d'audit garde la trace de l'effacement, sans le titre ni le texte |
| Réponse du conseil syndical à une idée | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (rendre compte aux copropriétaires de la suite donnée à leurs propositions) | Publiée tant que l'idée existe ; signée « Le conseil syndical » et jamais du nom d'un membre, le membre qui l'a écrite restant identifié en base et au journal d'audit. Une réponse ne se modifie ni ne se supprime : une position qui évolue s'écrit par une réponse de plus. Deux exceptions : l'auteur qui retire une idée dépubliée par un autre que lui l'efface avec sa réponse, et l'effacement automatique d'une idée après 12 mois sans activité emporte ses réponses ; dans les deux cas, la trace reste au journal d'audit, sans le texte de la réponse |
| Signalement d'une idée par un résident | Intérêt légitime (modération après publication d'un espace ouvert à l'écriture, obligation de diligence de l'hébergeur) | Conservé tant que l'idée signalée reste publiée : il est effacé dès que le conseil la dépublie, ou avec elle si elle disparaît, au plus tard lors de son effacement automatique après 12 mois sans activité. Le conseil syndical voit QUI a signalé, nommément, sauf sur une idée dont l'auteur s'est retiré, où il n'en voit que le nombre, et l'écran l'annonce au signaleur avant qu'il ne clique : une accusation anonyme et sans recours n'est pas un outil de modération. Le signalement n'est pas inscrit au journal d'audit, et un signaleur peut le retirer à tout moment |
| Dépublication d'une idée par le conseil | Intérêt légitime (retirer de la vue des résidents un contenu contraire aux règles affichées, sans effacer la décision ni le texte) | L'idée n'est jamais supprimée par le conseil : elle sort des listes de tous sauf de son auteur et du conseil, et porte un motif pris dans une liste courte, montré à son auteur. La décision, son motif et son auteur figurent au journal d'audit pendant 24 mois ; la dépublication peut être annulée, et le journal garde alors les deux décisions. L'idée dépubliée, elle, reste en base jusqu'à son effacement automatique après 12 mois sans activité ; son auteur peut la faire disparaître avant, et son retrait l'efface toujours, même après une réponse du conseil |
| Horodatage des dépôts d'idées | Intérêt légitime (limiter le nombre d'idées déposées par compte et par jour, seule protection contre l'inondation de la boîte) | Compté sur 24 heures glissantes, puis effacé au dépôt suivant du même compte. Un compte qui cesse de déposer garde donc ses derniers horodatages au delà des 24 heures, faute de purge planifiée. Ne contient aucun texte : un compte et une heure de dépôt. Conservé quand l'idée correspondante est effacée, sans quoi la limite quotidienne disparaîtrait ; effacé en revanche quand l'idée est anonymisée, parce qu'il désignerait alors son auteur |
| Date de votre dernier passage sur la boîte à idées | Intérêt légitime (vous signaler dans le menu qu'il y a du nouveau depuis votre dernière visite) | Une seule date par compte, remplacée à chaque passage, sans historique : l'application ne sait pas ce que vous avez lu, ni même si vous avez lu quoi que ce soit. Conservée jusqu'à la suppression de votre compte, qui l'emporte avec lui ; il n'existe pas d'autre moyen de l'effacer. Elle n'est inscrite à aucun journal d'audit, délibérément : elle y aurait tenu, pendant 24 mois, la liste horodatée de vos passages. Aucune page et aucun export ne la montre, pas même au conseil syndical. Seules les personnes disposant d'un accès technique direct à la base de données pourraient la consulter |
| Soutien d'une idée | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (mesurer l'adhésion des résidents à une proposition) | Conservé tant que le soutien n'est pas retiré et que l'idée existe ; seul le NOMBRE de soutiens est affiché. Aucune page, aucun export et aucun journal de l'application ne montre qui a soutenu quoi, pas même au conseil syndical, et cette table n'est pas inscrite au journal d'audit. Seules les personnes disposant d'un accès technique direct à la base de données, en nombre limité et tenues à la confidentialité, pourraient la consulter |
| Actions que le conseil syndical se donne | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (suivre entre deux réunions ce que le conseil s'est engagé à faire) | Chaque action porte son objet, sa rubrique, son statut, son échéance, ce qu'elle attend, et le nom de qui la porte : soit un compte de l'application, soit un nom écrit en clair lorsque l'action revient au syndic, à une société ou à un tiers. Ces lignes ne sont lisibles QUE du conseil syndical et de l'administrateur, jamais des autres copropriétaires. Une action terminée ou abandonnée s'archive et reste consultable du conseil : elle n'est pas supprimée, parce qu'elle dit ce qui a été décidé. Le journal d'audit garde 24 mois QUI a créé ou modifié une action et QUAND, et le fait que l'objet, l'attente ou le nom écrit en clair ont changé, mais JAMAIS leur texte |
| Rappel hebdomadaire des actions du conseil | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (que les engagements du conseil ne restent pas en souffrance) | Chaque lundi, lorsqu'une action confiée à un compte de l'application est en retard ou arrive à échéance dans les sept jours, un rappel est envoyé au seul responsable de cette action, par courriel et, si vous les avez activées, par notification. Le courriel liste l'objet et l'échéance de SES actions, rien de plus que ce qu'il voit déjà dans l'application ; la notification ne dit que le nombre d'actions, jamais leur objet, parce qu'elle s'affiche sur un écran verrouillé. Un intervenant sans compte ne reçoit rien, et un compte qui n'a plus accès aux actions non plus. La notification se coupe dans votre profil. Pour ne pas envoyer deux fois le même rappel, l'application garde une trace de chaque envoi (le compte, la semaine, l'heure) pendant 8 semaines, puis l'efface ; le journal d'audit en garde la mention 24 mois |
| Suivi d'exécution des décisions votées en assemblée | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (rendre compte aux copropriétaires de la suite donnée aux résolutions qu'ils ont votées) | Chaque décision adoptée porte un état pris dans une liste fermée, son mois prévu ou de réalisation le cas échéant, et une ligne libre de 140 caractères écrite par un membre du conseil syndical. Ces informations décrivent un dossier, pas une personne, et la ligne libre est écrite sous la consigne de n'y nommer personne. Elles sont lisibles de tout copropriétaire connecté et conservées aussi longtemps que la résolution, c'est à dire tant que le registre de l'assemblée existe ; corriger la ligne libre remplace le texte, il n'en est gardé aucune version antérieure. Le journal d'audit garde 24 mois QUI a modifié le suivi d'une résolution, QUAND, et le fait que la ligne libre a changé, mais JAMAIS son texte, ni avant ni après |
| Photos du suivi des décisions votées | Intérêt légitime, mission du conseil syndical (montrer l'avancement et le résultat des travaux votés) | Un membre du conseil syndical peut joindre au suivi d'une décision adoptée jusqu'à 6 photos. Chaque photo est réencodée à l'envoi : réduite à 1600 pixels au plus grand côté et débarrassée de ses métadonnées (position GPS, modèle de l'appareil, date de prise de vue) ; l'original n'est jamais conservé. Une photo montre un chantier, pas une personne : le champ d'envoi rappelle au conseil la consigne « Ne photographiez ni une personne, ni une plaque d'immatriculation, ni l'intérieur d'un logement : cadrez le chantier. » Les photos sont lisibles de tout copropriétaire connecté une fois la décision relue par le conseil syndical, et du seul conseil avant. Elles sont servies par l'application, jamais par un lien public. Elles sont conservées tant que le conseil ne les retire pas ; une photo retirée est supprimée du stockage. Le journal d'audit garde 24 mois QUI a ajouté ou retiré une photo, à quelle décision et QUAND, mais jamais l'image. |
| Adhésion au groupe WhatsApp des résidents (formulaire public /rejoindre) | Intérêt légitime (réserver le groupe aux résidents et aux commerces de la résidence ; pour l'historique de l'appartement, pouvoir retrouver un ancien occupant en cas de différend ou de question sur un fait passé) | Le formulaire recueille le profil (résident ou commerce), pour un résident la qualité d'occupant (propriétaire, locataire ou hébergé), le bâtiment, l'étage et la position de la porte, pour un commerce son nom et son adresse, puis le prénom, le nom et le numéro de téléphone. Ces données servent à deux fins. La première est de vérifier l'appartenance à la résidence avant l'ajout au groupe : seul l'administrateur du conseil syndical consulte les demandes. La seconde, pour un résident accepté et après l'en avoir informé, est de tenir la fiche de l'appartement : l'administrateur peut y inscrire son prénom, son nom et sa qualité (copropriétaire, locataire ou hébergé), que voient les membres du conseil syndical. Si la personne a aussi été informée que ces informations seraient conservées après son départ, à son inscription ou ensuite par une annonce dans le groupe des résidents ou un message, et que l'administrateur l'a noté sur sa fiche : quand l'administrateur, ou un membre du conseil syndical à qui il en a donné le droit, enregistre son départ, ou quand le lot est dissous, elles quittent la fiche et entrent dans l'historique de l'appartement, avec la date d'inscription et la date de départ. Dès que l'information de la personne est notée, sa fiche en garde aussi la date, qui l'a notée et la version de cette page alors en ligne, pour pouvoir montrer qu'elle avait été informée ; ces trois éléments la suivent dans l'historique, et qui l'a notée en disparaît si le compte de cet auteur est supprimé. Cet historique sert à retrouver qui habitait un appartement à une période donnée, en cas de différend ou de question sur un fait passé : le conseil syndical peut alors chercher à joindre cette personne, au besoin en passant par le syndic. Il ne contient ni téléphone ni nouvelle adresse. Seul l'administrateur consulte cet historique ; il ne communique un nom qu'aux membres du conseil syndical, et au syndic, pour cette seule raison. Il est conservé sans limite de durée, jusqu'à ce que la personne en demande l'effacement (voir « Quels sont vos droits ? ») : l'administrateur la retire alors de la fiche si elle y figure encore et efface toutes les lignes de l'historique qui la concernent. Pour une personne dont l'information n'a pas été notée, notamment une personne inscrite avant la mise à jour d'octobre 2026 que l'administrateur n'a pas marquée comme informée après l'annonce, le départ ou la dissolution du lot efface ces informations sans les garder dans l'historique. L'effacement ne s'étend ni au journal d'audit, qui garde 24 mois la trace du départ et de l'effacement, avec l'appartement et leur auteur, sans le prénom ni le nom, ni aux sauvegardes de la base, effacées à leur renouvellement, au bout de trente jours au plus. Pour limiter les envois, l'adresse IP de l'envoi sert de clé de limitation (le préfixe /64 pour une adresse IPv6) dans le cache du serveur, effacée au plus 24 h après le dernier envoi compté ; elle n'est jamais enregistrée en base avec la demande. Le message de confirmation envoyé sur WhatsApp l'est par le demandeur lui-même, depuis son application. La demande est supprimée entièrement 3 mois après la décision (ajout au groupe, refus ou classement sans suite), ou plus tôt si l'administrateur la supprime (demande refusée ou classée sans suite) ; une demande restée sans décision l'est 3 mois après sa dernière activité (dernier changement d'état ou rattachement à un lot). Pour un propriétaire accepté, l'administrateur peut reporter la porte déclarée sur la fiche du lot. Sur la fiche de l'appartement ne restent que le prénom, le nom et la qualité : le téléphone et le reste de la demande sont supprimés avec elle. Le journal d'audit garde 24 mois l'existence de la demande, son profil, son bâtiment, ses changements d'état et sa suppression avec leur auteur, mais jamais le nom, le prénom, le téléphone, l'étage, la porte, le commerce ni le motif d'un refus. Les étapes de sa chronologie (changement d'état, rattachement, report de la porte) y sont aussi tracées avec leur auteur et leur date, sans l'identifiant de la demande (les étapes enregistrées avant la mise à jour d'octobre 2026 le portent encore) ; leur effacement avec la demande n'y est pas tracé à part. Le report de la porte est en outre tracé comme une modification de la fiche du lot. Il garde aussi 24 mois l'inscription, le marquage comme informée, le départ et l'effacement d'un occupant, avec l'appartement, la qualité, les dates d'arrivée et de départ, la date et la version de l'information, la raison du départ (départ ou dissolution du lot) et leur auteur, sans le prénom ni le nom ; l'appartement suffit toutefois à désigner la personne. |
| Gestion des prestataires et factures | Obligation légale comptable (Code de commerce L123-22) | 10 ans (obligation fiscale) |
| Suivi du gardien | Exécution du contrat de travail | 5 ans après fin de contrat |
| Journal d'audit — actions (créations, modifications, suppressions) | Intérêt légitime (article 32 RGPD) | 24 mois glissants |
| Journal d'audit — consultations sensibles (téléchargements de pièces jointes, PDF facture/devis, consultation de l'annuaire des lots) | Intérêt légitime (article 32 RGPD) | 12 mois glissants |
| Anti-bot et limitation de débit | Intérêt légitime (sécurité) | Compteurs par adresse IP effacés sous 24 h |
Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées (membres du conseil syndical, administrateur technique). Le nom d'un ancien occupant gardé dans l'historique de son appartement peut aussi être communiqué au syndic, pour chercher à le joindre. L'application, sa base de données, ses fichiers et leurs sauvegardes sont hébergés en France, sur des serveurs exploités directement par DGU Consulting, sans hébergeur tiers.
Certaines fonctions s'appuient sur les prestataires suivants :
Aucune donnée n'est vendue ni transmise à des fins commerciales.
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
Pour exercer l'un de ces droits, adressez-vous au conseil syndical, qui transmet votre demande, ou écrivez à corolle@dgu-consulting.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL ( cnil.fr ).
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Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution de l'application ou de la réglementation. La date en haut de page indique la version en vigueur. Les changements importants seront notifiés par email aux utilisateurs connectés.
DGU Consulting peut décider d'arrêter le service. Les utilisateurs en seraient prévenus par email, et les données seraient alors supprimées.
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